دمج المراسلات

الوحدة المفاهيمية: معالج النصوص2: دمج المراسلات
الكفاءات القاعدية :- يتحكم في دمج المراسلات
المعارف المستهدفة : - كتابة نص وتنسيقه  - دمج المراسلات   - المستند الرئيسي مصدر البيانات  – الدمج

1. دمج المراسلات : يقصد بدمج المراسلات إمكانية إعداد رسالة ببرنامج Word و إرسالها إلى عدد من الأشخاص مرة واحدة دون الحاجة إلى إعادة كتابة الرسالة عدة مرات ما دام المحتوى متطابق و الاختلاف يكون فقط في البيانات التي تختلف باختلاف المرسل إليه، و بالتالي هي عملية ربط بين عناوين مخزنة في قاعدة بيانات و خطاب.

مثال: إذا كانت لدينا دعوة سنقوم بإرسالها إلى عدة أشخاص
دعوة
إلى السيد اسم الأب ولي التلميذ اسم التلميذ يشرفنا حضوركم سيدي للتكريم غدا
                                                              وشكرا

فنموذج الدعوة يتغير من ولي إلى أخر ستتغير الحقول المبينة باللون الأحمر فقط من رسالة إلى أخرى و هنا يظهر دور دمج المراسلات.

2. متطلبات دمج المراسلات: لتنفيذ دمج المراسلات نحتاج إلى:
 المستند الرئيسي: يحتوي على نص الدعوة أو الرسالة (وثيقة في Word )
 مصدر البيانات: هي وثيقة تحوي جدول فيه قائمة البيانات للت يتعلق بالمرسل إليهم يمكن أن يكون في Word  أوExcel ...الخ .

3. خطوات الدمج: كتابة مصدر البيانات في جدول على Word  أو  Excel أو Access و كتابة المستند الرئيسي مع ترك الفراغات للمعلومات المتغيرة ثم نتبع الخطوات التالية:
الخطوة الأولى: للوصول إلى قائمة دمج المراسلات ننقر على علامة التبويب النقر على التبويب مراسلات (Publipostage) ثم على بدء دمج المراسلات (Démarrer la fusion et le publipostage )  فتظهر قائمة نختار منها رسالة (Lettres) لتحديد نوع الدمج.
الخطوة الثانية: لتحديد المستلمين ننقر على التعليمة (Sélection des destinataires) في علامة التبويب دمج المراسلات فتطهر قائمة فيها ثلاثة اختيارات: استخدام مصدر بيانات موجود سابقا أو الاستعانة بقائمة بيانات البريد الالكتروني أو كتابة القائمة نختار استخدام القائمة الموجودة (Utiliser la liste existante) فتظهر علبة حوار نحدد مكان ملف مصدر البيانات و النقر على فتح (Ouvrir) في هذه المرحلة تم ربط المستند الرئيسي و مصدر البيانات.
الخطوة الثالثة: نضع مؤشر الكتابة في المكان الذي سندرج فيه اسم الولي ثم ننقر على التعليمة إدراج حقل الدمج (Insérer un champ de fusion)  فتظهر قائمة ننقر على اسم الولي فيدمج الحقل اسم الولي في المستند الرئيسي و بنفس الطريقة ندرج باقي الحقول في الفراغات مع تنسيقها من لون و حجم ...
الخطوة الرابعة: النقر على معاينة النتائج (Aperçu des résultats) و التغيير بالأزرار
الخطوة الخامسة: النقر على معاينة النتائج (Aperçu des résultats) و التغيير بالأزرار.
الخطوة السادسة: النقر على إنهاء و الدمج (Terminer & fusionner) فتظهر قائمة نختار منها  تحرير المستندات المفردة (Modifier des document individuels) فتظهر علبة حوار يتم اختيار الكل (Tous) من علبة الحوار و النقر على موافق (Ok). أو حفظ الملف أو طباعته مباشرة.


 الإدراج المشروط لنص :
من أجل تمييز الجنس مثلا بين صيغ المذكر و المؤنث :
*- فتح المستند الرئيسي
*- النقر على التبويب مراسلات (Publipostage)
*- النقر على قواعد (Règles) و اختيار (If … then … else) (Si … Alors … Sinon)
*- اختيار الجنس في اسم الحقل (Nom du champ) من علبة الحوار
*- اختيار يساوي (est égal à) في المقارنة  (élément de comparaison)
*- كتابة (ا) في مقارنة بـ (Comparer avec)
*- كتابة (ة) في إدراج هذا النص (Insérer le texte suivant) ثم موافق (Ok)
*- يجب التنسيق من حيث حجم و نوع الخط
*- مواصلة باقي خطوات الدمج
 تصفية مصدر البيانات :
من أجل التصفية حسب المعدل مثلا :
*- فتح المستند الرئيسي
*- النقر على التبويب مراسلات (Publipostage)
*- النقر على تحرير قائمة المستلمين (Modifier la liste de destinataire)
*- النقر على عامل تصفية (Filtrer) من علبة الحوار
*- ضبط الحقل (Champ) و المقارنة (élément de comparaison)
   و المقارنة بـ (Comparer avec) حسب المعدل المرغوب ثم موافق (Ok)
*- مواصلة باقي خطوات الدمج

شكرااا لك جزيلا جعله الله في ميزانية حسناتك

جعله الله في ميزان حسناتك

جعله الله في ميزان حسناتك